Política de privacidad de Vortex

1. Introducción y ámbito

En Vortex respetamos la privacidad y la protección de los datos personales de nuestros clientes. La presente Política de privacidad describe qué datos recopilamos de los Clientes de la plataforma Vortex (y, en ciertos casos, datos de sus usuarios finales para el correcto uso de la plataforma Vortex), por qué los recopilamos, cómo los utilizamos, almacenamos y eventualmente divulgamos, así como los derechos y opciones que tienen los Clientes respecto a sus datos.

Esta política se aplica a la información que Vortex obtiene a través del uso de su servicio y de las aplicaciones asociadas (incluida la aplicación móvil Vortex, disponible en Google Play Store bajo el identificador org.vortextv.playall). Dado que Vortex ofrece sus servicios a nivel internacional, nos esforzamos por cumplir con los principios de privacidad comunes en las jurisdicciones aplicables, incluidas las legislaciones de protección de datos de Latinoamérica, Europa (RGPD) y otras regiones, según corresponda.

Al usar la plataforma Vortex o proporcionarnos datos personales, el Cliente acepta las prácticas descritas en esta Política. Si el Cliente no está de acuerdo con esta política, debe abstenerse de utilizar el Servicio o de proporcionar información personal. Podemos actualizar esta Política ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras prácticas o por requerimientos legales, lo cual se notificará al Cliente por los canales habituales; el uso continuo del Servicio tras dichos cambios constituirá la aceptación de la Política actualizada.

(Nota: en esta Política, las referencias al «Cliente» corresponden a la persona física o jurídica que contrata y utiliza Vortex. Vortex actúa principalmente como proveedor del Cliente y no tiene relación directa con los usuarios finales que el Cliente administra en su plataforma de streaming. Cualquier dato de usuarios finales procesado por Vortex lo es únicamente en nombre y por cuenta del Cliente, según se detalla más adelante).

Los datos de las personas que usan las apps de nuestros Clientes (usuarios finales) se describen en el Aviso de privacidad para usuarios finales: allí el Cliente es el responsable y Vortex actúa como encargado.

2. Datos personales recopilados

Datos proporcionados por el Cliente: al registrarse y utilizar Vortex, el Cliente nos puede facilitar ciertos datos personales necesarios para la prestación del servicio, tales como: nombre o razón social de la empresa, nombre de la persona de contacto, correo electrónico, número de teléfono, información de facturación (por ejemplo, RFC/NIF, dirección fiscal) e información de configuración de la plataforma (por ejemplo, nombres de usuarios administradores, logos, marcas a integrar, secret keys y access tokens, etc.). Estos datos se solicitan con el único fin de crear la cuenta del Cliente, identificarlo correctamente, gestionar la relación contractual y proveer el Servicio (incluidas las comunicaciones del servicio, el soporte técnico y la facturación).
Solicitudes de demo y contactos comerciales: cuando una empresa pide una demo en el sitio o nos escribe, guardamos los datos que envía (nombre, correo, organización, país, tipo de organización, tamaño esperado y mensaje) para responderle y preparar la demo. El formulario usa Cloudflare Turnstile para distinguir personas de bots.
Soporte: los mensajes que el Cliente nos envía por correo o WhatsApp, para atender su consulta.
Visitantes del sitio web: el sitio www.vortexvip.org no usa cookies. Usamos la analítica sin cookies de Vercel, que cuenta las visitas de forma agregada (por ejemplo, páginas vistas, país y tipo de dispositivo) sin identificar a las personas.
Datos recopilados automáticamente: durante el uso de la plataforma, nuestros sistemas podrían recolectar automáticamente ciertos datos técnicos necesarios para el funcionamiento y la seguridad del servicio. Esto incluye, por ejemplo: direcciones IP, marcas de tiempo de accesos y acciones relevantes, registros de eventos del sistema (logs de operaciones realizadas en el backend), información sobre el dispositivo desde el cual se accede a la app (modelo, sistema operativo, versión de la app) y métricas de rendimiento o diagnósticas en caso de errores. Estos datos se recogen para monitorear el correcto funcionamiento de la plataforma, detectar fallas, brindar soporte y garantizar la seguridad de la cuenta del Cliente (por ejemplo, detectar accesos no autorizados).
Datos recopilados por servicios integrados en la app: la aplicación Vortex integra servicios de Firebase (Google LLC): Firebase Crashlytics guarda informes de fallos con identificadores de instalación, modelo del dispositivo, memoria y versión de la app, durante 90 días; Firebase Remote Config usa el identificador de instalación de Firebase para elegir la configuración de la app; y Google Analytics para Firebase registra eventos de uso asociados a un identificador de la instalación de la app. Estos datos son seudónimos, no anónimos. Estos servicios operan bajo la política de privacidad de Google, disponible en policies.google.com/privacy.
Datos de usuarios finales del Cliente: Vortex los trata como encargado, por cuenta del Cliente, y se describen en el Aviso de privacidad para usuarios finales. Es responsabilidad del Cliente contar con el consentimiento o la base legal apropiada de sus usuarios finales. Si algún usuario final contacta a Vortex para ejercer derechos sobre sus datos, Vortex remitirá la solicitud al Cliente, que es el responsable de esos datos.
Datos sensibles: Vortex no requiere ni solicita al Cliente información personal sensible para la prestación del servicio. Se entiende por datos sensibles aquellos relativos al origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, salud, orientación sexual, información financiera personal (más allá de lo necesario para la facturación) u otros que, de acuerdo con la ley aplicable, sean considerados de categoría especial. El Cliente debe abstenerse de ingresar en la plataforma datos sensibles de terceros o de sus usuarios finales, ya que Vortex no está diseñada para almacenar ni proteger información de tal naturaleza bajo estándares especiales más allá de las medidas de seguridad generales descritas en esta política. En caso de que, inadvertidamente, se ingresen datos sensibles en el sistema, el Cliente asume toda la responsabilidad al respecto.

3. Finalidad y uso de los datos

Los datos personales recopilados se utilizarán estrictamente para los fines legítimos y necesarios de la operación de Vortex. En particular:

Prestación del Servicio: utilizamos la información de registro del Cliente (nombre, contacto, etc.) para crear y administrar su cuenta, autenticar los accesos, proveer las funcionalidades contratadas (backend, app Android) y, en general, cumplir con nuestras obligaciones contractuales. Por ejemplo, el correo electrónico del Cliente puede usarse como usuario de inicio de sesión y para enviar notificaciones importantes sobre el servicio (actualizaciones, avisos de mantenimiento, alertas de seguridad, etc.). Los datos de los usuarios finales que el Cliente cargue en la plataforma se usarán para habilitar las funcionalidades correspondientes (por ejemplo, permitir la autenticación de esos usuarios en la app de streaming, aplicar las configuraciones de contenido definidas por el Cliente, registrar el consumo de contenido, etc.). Con el historial de reproducción, Vortex calcula para el Cliente métricas de audiencia (qué se ve, cuánto y en qué tipo de dispositivo), que solo el Cliente ve en su consola. Vortex no las usa para fines propios ni las vende.
Atención al cliente y soporte técnico: la información de contacto proporcionada puede emplearse para brindar soporte y resolver consultas o incidencias reportadas por el Cliente. Si el Cliente abre un ticket de soporte, Vortex podrá acceder a ciertos datos de su instancia (por ejemplo, revisar logs o configuraciones específicas) con el único fin de diagnosticar y solucionar el problema reportado. Estas operaciones se realizan bajo estricta confidencialidad.
Facturación y administración: los datos identificatorios y fiscales se utilizan para generar las facturas, procesar pagos, llevar la contabilidad interna y cumplir con las obligaciones legales tributarias. Por ejemplo, el número de identificación fiscal o la dirección se incluyen en las facturas electrónicas según la normativa, en caso de ser necesario. También podríamos utilizar la información de contacto para enviar recordatorios de pago, confirmaciones de transacciones o notificaciones de vencimiento de la suscripción, cuando corresponda.
Mejoras de la plataforma: Vortex puede tratar datos de uso agregados y anónimos (por ejemplo, estadísticas generales de rendimiento, cantidad de conexiones, tipo de dispositivos utilizados, etc.) con el fin de analizar el rendimiento de nuestra plataforma y detectar áreas de mejora. Este análisis nos ayuda a optimizar la infraestructura, planificar actualizaciones y mejorar la experiencia del cliente y de sus usuarios finales en versiones futuras. En estos casos, no se analiza información personal identificable, sino métricas globales y análisis de datos.
Autodefensa legal y cumplimiento normativo: conservamos ciertos registros de actividad y datos de log con la finalidad de proteger nuestros derechos legales en caso de disputas, detectar fraudes o abusos del servicio y cumplir con requerimientos normativos. Por ejemplo, en algunos países se exige conservar registros de acceso durante un tiempo mínimo por motivos de seguridad. Asimismo, ante un eventual litigio, podríamos necesitar acreditar acciones realizadas (por ejemplo, consentimiento otorgado, fechas de uso, etc.), para lo cual los logs sirven de evidencia. Solo usaremos los datos personales para este fin en caso necesario y de acuerdo con la legislación vigente.

En ningún caso Vortex utilizará los datos personales del Cliente o de sus usuarios finales para finalidades de marketing propias o ajenas sin su consentimiento expreso. Tampoco realizamos perfiles comerciales ni tomamos decisiones automatizadas que afecten al Cliente basadas en el tratamiento automático de sus datos personales.

Los correos automáticos a los usuarios finales (bienvenida, renovación, novedades del catálogo) se envían por instrucción y en nombre del Cliente. Vortex nunca usa los datos de los usuarios finales para promocionar sus propios servicios.

4. Conservación y eliminación de los datos

Vortex únicamente almacenará los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, salvo que la ley aplicable exija o permita un plazo mayor de retención. Implementamos políticas internas de retención de datos para asegurar que no conservemos información personal por más tiempo del requerido. De manera general:

Cuenta del Cliente: los datos de la cuenta del Cliente (información de registro, contacto, facturación) se conservan activos mientras dure la relación contractual y el Cliente mantenga una cuenta operativa en Vortex. Si el Cliente cancela el servicio, esa información puede ser retenida en nuestros archivos durante un período adicional limitado (normalmente, unos meses), en tanto pueda ser necesaria para gestiones posteriores a la cancelación (por ejemplo, emitir una factura final, resolver disputas o permitir reactivar el servicio a solicitud del Cliente). Pasado ese lapso, dichos datos se eliminarán o se anonimizarán de forma segura, excepto en la medida en que debamos conservar alguno por obligaciones legales.
Usuarios finales: los datos de los usuarios finales almacenados en la plataforma por el Cliente (por ejemplo, sus listas de usuarios o configuraciones) se conservan mientras el Cliente no los elimine y mientras la cuenta del Cliente esté activa. Vortex no depura ni borra datos de usuarios finales por iniciativa propia, ya que actúa como almacén a instrucción del Cliente. El Cliente tiene la posibilidad de agregar, modificar o borrar esos datos a través de las herramientas provistas (herramienta de administración, APIs, etc.). Si la cuenta del Cliente termina, el Cliente puede pedir por correo, dentro de los 30 días siguientes, una exportación de sus datos, como indican los Términos; pasado ese plazo, Vortex elimina todos los datos de usuarios finales asociados, siguiendo un proceso seguro.
Logs y registros técnicos: los logs y registros técnicos con información personal mínima (por ejemplo, direcciones IP, eventos de acceso) se retienen por un período corto y predeterminado, típicamente no superior a 3 meses, salvo que surja la necesidad de conservarlos por más tiempo en caso de detectar usos indebidos o incidentes de seguridad. Mantenemos estos registros transitorios principalmente para garantizar la seguridad de la plataforma y como evidencia en caso de litigios o investigaciones legales.

Después del período estándar, los logs se eliminan o anonimizan de forma que ya no sea posible vincularlos con un individuo. En casos donde debamos preservar algún registro específico más allá del plazo, dicho registro será aislado y protegido hasta que se resuelva la necesidad legal, tras lo cual se eliminará de inmediato.

Una vez cumplidas las finalidades o finalizada la relación con el Cliente, y habiendo transcurrido los plazos anteriores, Vortex eliminará o anonimizará los datos personales de forma segura para impedir su recuperación. La anonimización implica que los datos se transforman de tal manera que ya no puedan asociarse con una persona identificable. Vortex se reserva el derecho de conservar y utilizar datos anonimizados con fines legítimos del negocio (por ejemplo, estadísticas globales). Vale aclarar que, aunque Vortex realiza respaldos de seguridad periódicos de sus bases de datos, cualquier dato eliminado activamente por el Cliente o por nosotros conforme a lo anterior también se eliminará de las copias de seguridad.

4a. Solicitud de eliminación de cuenta y datos

Las personas que usan las apps de nuestros Clientes pueden pedir la eliminación de su cuenta como se explica en el Aviso de privacidad para usuarios finales y en la página Eliminar tu cuenta. Vortex procesa estas solicitudes en nombre del Cliente responsable y le avisa.

5. Compartir información y divulgación a terceros

En Vortex no compartimos los datos personales del Cliente con terceros, salvo en las circunstancias limitadas que se describen a continuación. Bajo ninguna circunstancia vendemos datos personales a terceros con fines comerciales. La información del Cliente es confidencial y se trata con la máxima reserva. Solo podremos revelar datos personales a terceros ajenos a Vortex en alguno de estos supuestos:

Proveedores de servicios subcontratados: Vortex puede emplear servicios de terceros de confianza para apoyar la infraestructura o ciertas funciones del Servicio (por ejemplo, alojamiento en la nube, envío de correos, el medio de pago con el que el Cliente paga su mensualidad o herramientas de soporte). En la medida en que sea necesario, algunos datos del Cliente pueden ser procesados o almacenados en sistemas de estos proveedores, pero siempre bajo nuestras instrucciones y control, y únicamente con la finalidad de prestar el servicio contratado. Por ejemplo, utilizamos un centro de datos seguro para alojar los servidores: la información del Cliente reside en dichos servidores, pero el proveedor de hosting no accede ni usa esos datos por cuenta propia. Exigimos contractualmente a todos nuestros proveedores el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad equivalentes a las nuestras, de modo que los datos permanezcan protegidos.
Requisitos legales y órdenes judiciales: Vortex podrá divulgar datos personales del Cliente si así lo requiere una autoridad gubernamental competente, mediante una orden judicial, administrativa o un mandato legal debidamente fundamentado, o si fuera necesario para cumplir con una ley o un reglamento aplicable. En otras palabras, si un tribunal, una fiscalía u otro organismo con facultades legales nos exige entregar ciertos datos (por ejemplo, en el marco de una investigación criminal, una citación judicial o para responder a un proceso legal), Vortex evaluará la validez jurídica del requerimiento y, de ser obligatorio, proporcionará solo la información estrictamente solicitada y necesaria. Antes de cualquier divulgación, verificaremos cuidadosamente que la solicitud sea legítima y emane de una autoridad competente. Siempre que la ley lo permita, Vortex notificará al Cliente acerca de este tipo de requerimientos antes de divulgar sus datos, para que pueda ejercer su derecho de defensa. Asimismo, cuando la situación lo amerite, Vortex podría oponerse formalmente a solicitudes que considere excesivas o improcedentes, buscando proteger la confidencialidad de los datos de sus clientes.
Protección de derechos y seguridad: podremos revelar información personal si fuera razonablemente necesario para hacer valer nuestros términos de servicio o para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad, o los de nuestros clientes u otras personas. Por ejemplo, en caso de detectar un fraude, phishing u otras actividades ilícitas en la plataforma, podríamos compartir información con las autoridades pertinentes o con consultores legales, con el fin de cesar tal actividad y emprender las acciones legales correspondientes. De igual modo, si un cliente emprende acciones que dañen a otros usuarios o al sistema, podríamos facilitar la información necesaria a efectos de investigar y frenar estos actos.

Fuera de estos casos, Vortex no divulga datos personales a ninguna otra entidad o persona. No los compartimos con anunciantes, ni con empresas hermanas para marketing cruzado, ni con terceros interesados, salvo que el propio Cliente nos lo solicite o autorice explícitamente (por ejemplo, si en el futuro el Cliente requiere integrar Vortex con algún socio externo y nos pide transferirle datos bajo ciertas condiciones). En tal caso, se documentará y regirá por un acuerdo específico. En caso de que alguna vez se plantee una fusión, adquisición o venta de la empresa Vortex o de sus activos, que pudiera implicar la transferencia de datos de clientes a una nueva entidad, informaremos al Cliente con antelación. El sucesor deberá respetar al menos el mismo nivel de protección de esta Política. Si el Cliente no estuviera de acuerdo con la transferencia de sus datos en ese contexto, tendrá derecho a solicitar su eliminación antes de que la transacción se complete.

Subencargados actuales:

Un proveedor de servidores en la Unión Europea: servidores y base de datos de la plataforma.
Google (Firebase): informes de fallos, analítica y configuración de las apps.
Resend: envío de los correos.
Cloudflare (Turnstile): protección contra bots en los formularios.
Vercel: aloja el sitio web y la consola; el sitio usa su analítica sin cookies.
Google Play: distribución de las apps.

Avisaremos a los Clientes con 30 días de anticipación antes de agregar o cambiar un subencargado.

6. Seguridad de la información

Vortex implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras: el cifrado de las comunicaciones entre la app o el cliente y nuestros servidores mediante HTTPS/TLS; cortafuegos y sistemas de detección de intrusos en nuestra infraestructura; un control estricto de los accesos internos; el almacenamiento cifrado de contraseñas; una robusta estructura de seguridad con access tokens dinámicos, y copias de seguridad periódicas para prevenir la pérdida de datos. También realizamos pruebas de seguridad y actualizaciones constantes para mitigar nuevas vulnerabilidades.

Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce que ningún método de transmisión o almacenamiento electrónico es 100 % seguro. Por ello, si bien nos esforzamos por proteger su información personal, no podemos garantizar una seguridad absoluta. Es importante que el Cliente también mantenga prácticas seguras: por ejemplo, proteger sus credenciales de acceso, usar contraseñas fuertes y notificar de inmediato a Vortex si sospecha que su cuenta ha sido comprometida. Vortex no asumirá responsabilidad por brechas o accesos no autorizados que se deban principalmente a negligencia del Cliente (por ejemplo, compartir su contraseña deliberadamente con terceros, o instalar software malicioso en su propio equipo que robe credenciales).

Si Vortex confirma un incidente de seguridad que afecte datos personales del Cliente o de sus usuarios finales (por ejemplo, un acceso no autorizado a nuestros sistemas que comprometa información confidencial), avisará al Cliente sin demora y a más tardar dentro de las 48 horas desde que lo confirme, con lo que se sepa: qué pasó, qué datos y cuántas personas se vieron afectadas, qué medidas se tomaron y un contacto. Así el Cliente puede cumplir sus propios plazos (en Costa Rica, 5 días hábiles para avisar a la PRODHAB y a los afectados; en Brasil, 3 días hábiles para avisar a la ANPD). Asimismo, cumpliremos con las obligaciones de notificación a las autoridades de protección de datos o a los titulares que las leyes de alguna jurisdicción exijan.

7. Derechos del Cliente en materia de datos personales

Como titular de sus datos personales, el Cliente posee una serie de derechos conforme a las leyes de protección de datos aplicables. Entre ellos, dependiendo de la jurisdicción, podrían incluirse: el derecho a acceder a los datos personales que tenemos sobre él; el derecho a rectificar datos inexactos o incompletos; el derecho a solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios (derecho al olvido); el derecho a la portabilidad de los datos (obtener una copia en formato estructurado); el derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento, y el derecho a oponerse o solicitar la limitación de cierto tratamiento en circunstancias específicas. Vortex facilitará al Cliente el ejercicio de estos derechos en la medida en que sean exigibles y relevantes.

Por ejemplo, el Cliente puede actualizar gran parte de su información básica (como datos de contacto o contraseñas) a través del servicio al cliente o en la consola de administración de Vortex, en lo que esta permita. Para otras solicitudes respecto a sus datos personales, el Cliente puede contactarnos a través de los canales de soporte designados (soportevortextv@gmail.com). Atenderemos las solicitudes en los plazos legales pertinentes y, de ser necesario, solicitaremos la información adicional necesaria para verificar la identidad del solicitante (por seguridad). Si alguna solicitud es rechazada (por ejemplo, por entrar en conflicto con alguna obligación legal o por ser excesiva), proporcionaremos al Cliente las razones del rechazo, salvo que una ley lo prohíba.

El Cliente puede pedir, cada vez que lo necesite, una exportación de los datos personales propios y de sus usuarios finales que estén en su instancia (por ejemplo, en CSV o JSON), sin incluir la estructura técnica ni los componentes internos de la base de datos. Solo las exportaciones en formatos especiales pueden tener costo.

Cabe reiterar que, en lo que respecta a los datos de usuarios finales cargados por el Cliente, Vortex es un encargado del tratamiento y no puede atender directamente solicitudes de esos usuarios sin instrucciones del Cliente. Si un usuario final ejerciera derechos directamente ante nosotros, canalizaremos dicha petición al Cliente para que este disponga lo procedente.

8. Transferencias internacionales de datos

Los datos se alojan en servidores ubicados en la Unión Europea. El equipo de Vortex los administra desde Costa Rica, y algunos subencargados (por ejemplo, Google, Resend, Cloudflare y Vercel) operan en Estados Unidos.

Cuando la ley del país del Cliente exige un mecanismo para transferir datos a otros países (por ejemplo, cláusulas contractuales), ese mecanismo se incluye en el Acuerdo de Tratamiento de Datos que Vortex firma con el Cliente. Nuestro compromiso es que, independientemente de dónde se almacenen o procesen, los datos personales del Cliente gocen de un nivel de protección equivalente al ofrecido en su país.

9. Procesos legales y cooperación judicial

Como se indicó, Vortex podría verse en la necesidad de cooperar con autoridades judiciales o administrativas en relación con los datos del Cliente. Nuestra política general es proteger la confidencialidad de los datos de nuestros Clientes en la máxima medida legalmente posible. Si recibimos una solicitud de entrega de datos:

Verificaremos la legitimidad y el alcance de la solicitud. Solo acatamos órdenes emitidas conforme a la ley, por autoridades con competencia, y nos ceñiremos a las especificaciones de la orden (entregando únicamente los datos solicitados, nada más).
Notificaremos inmediatamente al Cliente, antes de revelar información, para que esté al tanto y pueda intervenir, salvo que la ley nos lo prohíba (por ejemplo, una orden con cláusula de confidencialidad). En notificaciones de emergencia (por ejemplo, órdenes de conservación de datos) haremos nuestro mejor esfuerzo por avisar al Cliente con prontitud.

Vortex entrega datos de un Cliente o de sus usuarios finales solo ante una orden de autoridad competente o cuando una ley lo exija. Revisamos que la orden sea válida, entregamos solo lo pedido y avisamos al Cliente antes, salvo que la ley lo prohíba.

10. Contacto y consultas

Para cualquier pregunta, inquietud o ejercicio de derechos en materia de privacidad, el Cliente puede contactarnos a través del correo electrónico soportevortextv@gmail.com (o el medio designado equivalente). Atenderemos las comunicaciones lo antes posible y, en cualquier caso, dentro de plazos razonables. Si el Cliente considera que se ha vulnerado su derecho a la protección de datos y no ha quedado satisfecho con nuestra respuesta, puede tener derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país: por ejemplo, la PRODHAB (Costa Rica), la ANPD (Brasil), la AAIP (Argentina), la Superintendencia de Industria y Comercio (Colombia), la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Perú) o la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (México).

Agradecemos la confianza depositada en Vortex. Nos comprometemos a manejar los datos personales de forma transparente y segura, conforme a lo expuesto.

Recordamos, además, que Vortex no brinda asesoría legal a los Clientes ni soporte directo a los usuarios finales del Cliente en materia de privacidad; cualquier consulta de un usuario final sobre sus datos deberá canalizarse a través del propio Cliente, quien es el responsable de dichos datos frente al usuario.

Contáctanos: WhatsApp +506 8346 1166 · soportevortextv@gmail.com